Mejores sistemas de gestión de visitantes: comparativa 2026

Elegir un sistema de gestión de visitantes (VMS) va más allá de leer listas genéricas. Las valoraciones, los requisitos de cumplimiento normativo y los flujos de recepción varían mucho de un proveedor a otro.

Esta guía analiza ocho plataformas muy utilizadas según tres criterios: valoraciones agregadas de usuarios, usabilidad para visitantes y profundidad de funcionalidades para administradores. Las posiciones se basan en datos publicados y documentación del producto, no en relaciones comerciales.

• Valoraciones generales de usuarios (G2, Capterra y benchmarks publicados por los proveedores)
• Usabilidad desde la perspectiva del visitante y del anfitrión
• Capacidades administrativas: cumplimiento normativo, integraciones y seguridad

Utiliza el índice para ir directamente a las secciones más relevantes para tu organización. La metodología y las fuentes se documentan al final del artículo.

Criterios de evaluación

Criterio n.º 1: Valoraciones de usuarios

Las puntuaciones de reseñas son más útiles cuando se tienen en cuenta a la vez el volumen de opiniones y su actualidad. En rigor, lo primero suele ser el precio, pero después vienen las reseñas.

Una valoración alta basada en menos de 20 reseñas aporta poca información fiable.

Las primeras reseñas suelen reflejar el entusiasmo de la implantación más que un rendimiento sostenido del producto.

Cuando el volumen supera unas 100 opiniones verificadas, las puntuaciones agregadas suelen estabilizarse. Si un producto acumula cientos o miles de reseñas, puedo confiar en que la valoración refleja la experiencia real de la mayoría de compradores, no la de un grupo pequeño y sesgado.

A la vez, llega un punto en el que el número de reseñas deja de importar tanto. Si un producto tiene 1.000 reseñas y otro 2.000, para muchos equipos eso no cambia nada.

Aquí se aplica el mismo principio de ponderación: las valoraciones de G2 y Capterra se combinan con un modelo bayesiano ponderado logarítmicamente para que los proveedores con reseñas verificadas más recientes queden mejor posicionados.

La puntuación final sigue dependiendo sobre todo de la valoración, pero las soluciones con más reseñas reciben un impulso que va perdiendo peso a medida que crece el volumen de opiniones.

Software de gestión de visitantes mejor valorado

Basado en las valoraciones de G2 a 26 de enero de 2026

Posición Plataforma Valoración G2 Puntuación final

--- --- --- ---

1 Archie 4,9 (206) 490

2 The Receptionist 4,8 (432) 480

3 Envoy Visitors 4,7 (434) 471

4 FacilityOS 4,7 (243) 470

5 Kastle 4,5 (155) 428

6 Greetly 4,8 (21) 408

7 Eptura Visitor 4,6 (176) 437

8 Lobbytrack 4,6 (24) 391

De paso, pedí a Perplexity que visualizara estos resultados. Esto es lo que obtuve.

Considero este factor especialmente relevante en sistemas de gestión de visitantes porque es lo más cercano que tenemos a entender el rendimiento real. Por eso las valoraciones de clientes pueden importar incluso un poco más en una app de visitantes que en otro software de workplace:

Experiencia del personal de recepción

Si el equipo de recepción percibe el sistema como tosco o poco fiable, pasará el día resolviendo incidencias en lugar de recibir a los visitantes. Las reseñas de usuarios revelan si la plataforma facilita su trabajo o lo complica.

Primera impresión del visitante

El vestíbulo suele ser el primer contacto físico con tu empresa. Un registro confuso o un iPad que se cuelga transmite el mensaje equivocado a clientes, inversores y candidatos. Las reseñas sacan a la luz estos puntos de fricción.

Fiabilidad

Cuando esperas muchos invitados para un evento y el sistema de registro falla, necesitas un soporte que responda con rapidez. La percepción de los clientes muestra qué proveedores cumplen de verdad sus promesas de atención.

Costes operativos ocultos

Un sistema que exige intervención constante del administrador, reinicios frecuentes o atajos manuales hace perder tiempo. Las reseñas de otros administradores ayudan a detectar estos costes ocultos que no aparecen en las listas de funcionalidades.

Criterio n.º 2: Usabilidad

Más allá de las puntuaciones agregadas, capturas de producto y demos de flujos de trabajo ayudan a comprobar si una plataforma encaja con tus necesidades operativas.

En software de gestión de visitantes, esto se traduce en la interfaz tanto del lado del usuario como del administrador. Para evaluar la usabilidad, analicé tres aspectos:

• Interfaz: ¿La UI es intuitiva y tiene un aspecto moderno tanto para usuarios como para administradores?
• Facilidad de uso: ¿Los usuarios pueden registrarse con rapidez y sin confusiones, y los administradores encuentran lo que necesitan sin tener que contactar con soporte?
• Flexibilidad de dispositivos: ¿Las empresas pueden usar distintas tablets (iOS/Android) y los usuarios registrarse con códigos QR?

Lo bueno es que la mayoría de sistemas tienen interfaces muy modernas en el lado del visitante, así que no tendrás que preocuparte de que se pierdan.

Pero incluso en esos casos hay diferencias...

Esta es la app de visitantes de Envoy:

Y esta es la de Kastle:

Personalmente, creo que la interfaz de Kastle parece anticuada y poco atractiva. Puede que el proceso de registro sea tan sencillo como en otras soluciones, pero sí afecta a la imagen de marca y a causar una buena primera impresión.

En comparación, Envoy se ve mucho más limpio y cuidado, al menos según esta evaluación.

Nota: la persona que aparece al fondo en la imagen de Envoy es una First Impression Coordinator, ¡ese es su cargo real! Así que apuesto a que, para ella, el aspecto de la app de visitantes importa mucho, aunque no afecte a la usabilidad.

Criterio n.º 3: Funcionalidades

Hay funcionalidades clave, como la impresión de credenciales y las notificaciones al anfitrión, que deberían estar en cualquier software.

Pero aquí es donde se complica. Cada empresa busca funcionalidades distintas.

• Una empresa puede querer solo un sistema sencillo para registrar visitantes y aligerar la carga de recepción
• Otra puede necesitar funcionalidades muy específicas de seguridad y cumplimiento normativo
• Una también puede querer una solución completa de reserva de puestos, incluida la gestión de visitantes
• Otra puede preferir un enfoque llave en mano para los dispositivos, sin gestionar la parte técnica

Mi punto es que hay multitud de casos de uso, y cada solución aporta algo extra, aunque le falte una funcionalidad que a ti te importe. Lo positivo es que, en la mayoría de casos, todos los sistemas cubren lo básico y sirven para la mayoría de escenarios.

Por eso me centré sobre todo en las funcionalidades principales que ofrecen estas herramientas, teniendo en cuenta los dispositivos que admiten y las opciones de personalización. Probablemente sea el factor más subjetivo, así que veamos los datos para entender la lógica detrás.

Análisis de los mejores sistemas de gestión de visitantes

#1 Archie

4,9/5

4,9/5

Fortalezas: Interfaz elegante y funcionalidades de seguridad sólidas a un precio competitivo

Limitaciones: Límites en cómo comunicarse con los visitantes cuando llegan (es posible vía Teams, pero sobre todo antes de la visita)

Lo que destaca: Las funcionalidades de emergencia y seguridad están incluidas en el plan Pro, no son complementos de pago

Panorama general de Archie

Archie es una herramienta integral de gestión del workplace que también ofrece una solución completa de registro de visitantes con todas las funcionalidades principales y muchos extras que no encontré en otros sistemas a este precio.

Me impresiona que la plataforma incluya funcionalidades de seguridad, como NDAs y firmas electrónicas, junto con lo habitual (impresión de credenciales, registros sin contacto, etc.), y que además ofrezca reserva de puestos y gestión de salas como complementos.

La interfaz, tanto para usuarios como para administradores, es moderna e intuitiva, lo cual, como veremos más abajo, no siempre ocurre.

Yo probando la app en un Honor Magic Pad 2

Qué diferencia a Archie:

Aunque su enfoque todo en uno ya es un diferencial, Archie destaca por un conjunto de funcionalidades completo que ofrece una seguridad sólida en la plataforma base. Su plan Pro incluye SSO/SCIM, NDAs, integraciones con control de accesos y herramientas de evacuación, la mayoría de las cuales suelen ser complementos de pago, incluso en las mejores plataformas que he analizado.

Análisis detallado de funcionalidades:

• Registro de invitados: Los visitantes pueden preregistrarse para agilizar el check-in. Muchos equipos lo consideran clave, porque ahorra mucho tiempo cuando entran varios visitantes a la vez.
• Check-in sin contacto con código QR: Los visitantes reciben códigos QR por email que escanean para registrarse. Otra funcionalidad muy valorada, porque acelera aún más el registro.
• Formularios digitales y firmas electrónicas: Los visitantes firman NDAs, exenciones de responsabilidad y acuerdos legales personalizados al registrarse. El panel de Archie gestiona esto muy bien, en esta evaluación, y permite asignarlos a distintos tipos de visitante.
• Flujos de visitante personalizados: Puedes añadir pasos distintos según el tipo de visitante. Si alguien viene a una entrevista, firmará NDAs en el quiosco; un contratista puede firmar ahí su contrato.
• Alertas de emergencia y listas de presencia: En emergencias, los administradores pueden enviar alertas instantáneas a todos los presentes por SMS o email. Para mí, es una de las funcionalidades de seguridad más importantes para proteger a visitantes y empleados.
• Registros detallados de visitantes: Archie guarda logs de todos los visitantes que puedes filtrar por tipo de visita. Útil para cumplimiento normativo e informes.
• Notificaciones instantáneas al anfitrión: Una funcionalidad que me gusta mucho: el anfitrión recibe aviso al instante cuando un visitante se registra, por email, SMS, Slack o MS Teams. Hace la experiencia mucho más fluida.
• Integraciones sencillas: Conexiones nativas con Microsoft Teams, Slack, Outlook, Google Calendar y los principales sistemas de control de accesos (Kisi, Salto, Brivo).
• Control de marca e interfaz: Personaliza toda la experiencia del visitante con tu logo, colores y mensajes de bienvenida. Adapta plantillas de credenciales, notificaciones por email y pantallas de tablet a tu marca.

Dispositivos:

• iPads y tablets Android para el registro de visitantes
• Apps móviles iOS y Android para empleados (opcional)
• Portal de administración web

Yo probando la función QR para visitas preregistradas.

Precios

Archie ofrece 2 planes base y un plan enterprise para gestión de visitantes:

• Starter: 109 $ por oficina/mes. Muchos equipos lo consideran ideal para organizaciones pequeñas y medianas que quieren un sistema sólido de registro, con todas las funcionalidades principales (impresión de credenciales, notificaciones al anfitrión, firmas electrónicas) y sin límite de visitantes.
• Pro: 185 $ por oficina/mes (facturación anual). Combina funcionalidades premium a un precio competitivo. Incluye todo lo de Starter más varias ubicaciones, SSO y SCIM, evacuaciones de emergencia, personalización de marca e integraciones avanzadas.
• Enterprise: Precio personalizado. Encaja bien en operaciones más grandes, con funcionalidades avanzadas como listas de bloqueo, soporte API premium y ayuda en la migración.

Para quién encaja Archie:

• Empresas medianas (50-500 empleados) que necesitan gestión de visitantes junto con reserva de puestos o salas en una sola plataforma. La evidencia sugiere que Archie integra bien estos módulos y evita gestionar varios proveedores.
• Organizaciones con requisitos de seguridad pero sin presupuesto enterprise. Como comenté, Archie incluye en el precio base NDAs, control de accesos y funcionalidades de cumplimiento que la competencia reserva para planes superiores.
• Empresas que priorizan la facilidad de uso y quieren un sistema operativo en días, no semanas, con poca formación para recepción y mínima implicación de IT

Además, en el momento de escribir este artículo Archie aparece como el sistema de gestión de visitantes mejor valorado en G2...

También es la solución n.º 1 en el cuadrante Emotional Footprint de SoftwareReviews, que mide cómo se sienten los clientes respecto al producto y a la empresa en conjunto, desde la compra hasta el soporte y más allá.

#2 The Receptionist for iPad

4,8/5

4,8/5

Fortalezas: Todas las funcionalidades están incluidas en cada plan, con precios que escalan al crecer; En la práctica encaja muy bien para equipos pequeños que quieren un VMS completo

Limitaciones: Limitado para casos de uso con mucha exigencia de seguridad: el SSO cuesta extra y el control de accesos requiere trabajo API personalizado

Lo que destaca: Mensajería bidireccional entre visitantes y anfitriones, con respuestas visibles en la pantalla del quiosco

Panorama general de The Receptionist

The Receptionist for iPad es otro sistema de gestión de visitantes usado por distintas empresas por su simplicidad y fiabilidad. Solo funciona con iPads, algo que no me convence del todo, y la interfaz de administración no es la más bonita. Pero lo que muchos equipos valoran es que ofrece todas las funcionalidades principales a un precio bastante asequible.

Mientras escribía este artículo, la plataforma fue adquirida por Sign In Solutions. La adquisición puede marcar un giro, ya que probablemente empezarán a ofrecer una plataforma de workplace más completa con funcionalidades de IA. Será interesante ver cómo evoluciona frente a herramientas como Archie o Envoy, que ya ofrecen gestión integral del workplace.

The Receptionist ofrece paquetes completos de iPads con distintos recintos y soportes de montaje.

Qué diferencia a The Receptionist:

Al investigar The Receptionist, una cosa destacó en las pruebas: es muy sencillo de usar para visitantes y de configurar para administradores. Muchos equipos lo consideran importante porque lo usan sobre todo equipos pequeños sin recursos IT para configurar herramientas nuevas.

En funcionalidades concretas, hay un claro ganador: la mensajería bidireccional. En la mayoría de VMS, el anfitrión recibe una notificación y poco más. The Receptionist permite que invitados y anfitriones se comuniquen, de modo que el anfitrión puede dar instrucciones personalizadas a visitantes concretos.

Análisis detallado de funcionalidades

• Quiosco iPad: The Receptionist solo es compatible con iPads, algo que no me gusta especialmente, pero puede encajar con tu instalación. Fuera de esa limitación, los iPads cubren todas las funcionalidades principales, lo cual es un punto a favor.
• Mensajería bidireccional: Repito la funcionalidad estrella: mensajería bidireccional entre anfitriones e invitados. Los anfitriones pueden responder directamente cuando el visitante se registra, y me gusta lo simple y fluido que resulta en la tablet.
• Preregistro mediante invitaciones por email: Los anfitriones pueden enviar emails de invitación antes de la llegada. La invitación incluye detalles de la visita, instrucciones de registro y documentos legales para revisar con antelación.
• Flujos personalizados: Flujos basados en botones para distintos tipos de visitante: invitados, entrevistas, entregas, contratistas y empleados. La parte de administración no me parece la más bonita, pero funciona y en el lado del usuario se ve muy bien.
• Acuerdos legales personalizables: Al igual que Archie, The Receptionist permite crear documentos que los invitados firman durante el registro. Puedes asignar plantillas distintas a tipos de visitante distintos, lo cual me parece muy usable.
• PIN de empleados: El personal puede registrarse entrada y salida con un PIN para un seguimiento básico de presencia. Como funcionalidad de VMS, resulta útil en oficinas sin reserva de puestos para saber quién está en las instalaciones.

Dispositivos:

• iPad como interfaz principal de registro (solo iPad, sin soporte Android)
• Portal de administración web

Precios:

The Receptionist cobra por ubicación, con precios según cuántos empleados reciben visitas. Todas las funcionalidades del software están incluidas en todos los planes:

• Basic: 60 $/mes para 1-24 empleados
• Premium: 114 $/mes para 25-49 empleados
• Pro: 210 $/mes para 50-99 empleados
• Executive: 360 $/mes para 100+ empleados

El SSO está disponible como complemento de pago.

Para quién encaja The Receptionist:

• Pequeñas y medianas empresas (10-200 empleados) que necesitan un VMS operativo ya, tan sencillo que personal temporal de recepción pueda usarlo sin formación
• Oficinas donde el registro debe ser fiable y profesional, pero sin necesidad de cumplimiento avanzado como escaneo de DNI o cribado en listas de vigilancia
• Organizaciones con necesidades básicas de gestión de visitantes que buscan un precio asequible sin renunciar a calidad, fiabilidad y despliegue rápido

#3 Envoy Visitors

4,7/5

4,8/5

Fortalezas: Diseñado específicamente para gestión de visitantes, con un acabado y una fiabilidad difíciles de igualar

Limitaciones: El precio premium lo deja fuera del alcance de negocios pequeños con presupuesto ajustado

Lo que destaca: Gran cantidad de funcionalidades de seguridad y cumplimiento normativo con precios transparentes

Panorama general de Envoy Visitors

No podía hablar de sistemas de gestión de visitantes sin mencionar Envoy. Fue una de las primeras plataformas en apostar de verdad por un enfoque en la nube, y aunque ahora ofrece herramientas completas de workplace, su VMS, Envoy Visitors, sigue entre los mejores del mercado.

Según las demos que revisé, la experiencia de registro está muy pulida y la interfaz se ve genial: moderna, fácil de usar e intuitiva. Lo único que no me convence es que Envoy solo admite iPads (aunque los visitantes pueden registrarse con la app móvil, lo cual es un plus).

Las pruebas se hicieron en iPad, ya que la app no está en Google Play

Qué diferencia a Envoy Visitors:

Envoy se distingue por su trayectoria como una de las mejores soluciones de visitantes durante años y por haber impulsado una plataforma moderna desde el principio. Podría enumerar varios puntos fuertes, pero los diferenciales reales son sus funcionalidades de seguridad. Aunque muchas están reservadas al plan enterprise, algo que no me parece ideal, sigo valorando positivamente blocklists, escaneo de DNI, registro con reconocimiento facial y gestión multisede.

Análisis detallado de funcionalidades:

• Preregistro y check-in sin contacto: Los anfitriones preregistran visitantes por email o integración con calendario. Esta funcionalidad existe en muchos VMS, pero me gusta especialmente que los visitantes puedan usar códigos QR en la app de Envoy sin pasar por el iPad.
• Captura de foto y escaneo de DNI: Los visitantes pueden hacer fotos de calidad al registrarse por seguridad e imprimir credenciales. Envoy va un paso más allá con escaneo de DNI en entornos de alta seguridad, capturando datos del documento oficial y verificando la identidad.
• Acuerdos legales digitales: Los visitantes firman NDAs, acuerdos de confidencialidad, exenciones de responsabilidad y documentos legales personalizados en el iPad. El sistema admite control de versiones, lógica condicional por tipo de visitante, caducidad y recordatorios de renovación, y firmas legalmente vinculantes con trazabilidad de auditoría.
• Integración sencilla con herramientas de comunicación: Envoy se integra con Slack y Microsoft Teams, con notificaciones instantáneas y comunicación eficiente entre anfitriones y visitantes. Cuando un visitante se registra, el anfitrión recibe aviso por su canal preferido con foto, motivo de la visita y un botón para abrir puertas a distancia si hay control de accesos integrado.
• Funcionalidades avanzadas de seguridad: Incluye alertas de listas de vigilancia y captura de foto para mayor protección. Criba visitantes frente a listas personalizadas, listas negras organizativas y bases de datos de seguridad, con alertas automáticas a equipos de seguridad si intenta registrarse alguien marcado, esencial en entornos de alta seguridad.
• Automatización del control de accesos: Al igual que otros VMS, Envoy tiene integraciones nativas con Kisi, Salto, Brivo y Openpath. Los visitantes reciben acceso limitado en el tiempo a zonas concretas que caduca al registrarse la salida o a la hora prevista, y los equipos de seguridad ven la actividad de acceso en tiempo real junto con la de empleados.
• Registros y analítica de visitantes: Datos detallados sobre patrones, duración de estancia, horas punta y perfil de visitantes. Trazabilidad completa de quién visitó cuándo, con qué anfitrión, cuánto tiempo estuvo y a qué zonas accedió mediante lectores. Los logs son buscables, filtrables y exportables para informes de cumplimiento.
• Gestión multisede: Gestiona el registro en ubicaciones ilimitadas desde un panel central. Cada sede puede tener marca, formularios, plantillas de credenciales y reglas de acceso propias, con informes y supervisión de seguridad centralizados.

Dispositivos:

• App iPad (interfaz principal de registro, solo iPad)
• App móvil para visitantes (Android/iOS para preregistro)
• Portal de administración web

Precios:

Envoy ofrece planes adaptados a distintas necesidades de workplace:

• Basic: Gratis, incluye visitantes ilimitados y notificaciones al anfitrión, hasta 50 empleados. Sirve para probar Envoy, aunque En la práctica hay mejores opciones gratuitas y asequibles con muchas funcionalidades para oficinas pequeñas con necesidades simples.
• Premium: 329 $/ubicación/mes (facturación anual), incluye personalización de marca, fotos de visitantes, analítica, SSO e integraciones de directorio para una experiencia profesional basada en datos.
• Enterprise: Precio personalizado, con funcionalidades avanzadas como listas de bloqueo, escaneo de DNI, integraciones de control de accesos, alertas de emergencia e informes programados para entornos de alta seguridad.

Nota: hasta hace poco Envoy ofrecía un plan de entrada mucho más barato que Premium, pero con menos funcionalidades. Ese plan ya no está disponible.

Para quién encaja Envoy Visitors:

• Organizaciones con requisitos de seguridad o cumplimiento normativo que exigen trazabilidad de auditoría, automatización de control de accesos, cribado en listas de vigilancia y acuerdos digitales legalmente vinculantes sin concesiones
• Empresas medianas y grandes (200+ empleados) con alto volumen de visitantes que necesitan un sistema que no falle en horas punta, priorizando fiabilidad y soporte por encima del precio más bajo
• Empresas con planes de crecimiento que quieren una plataforma que escale al añadir ubicaciones, con fiabilidad probada a escala enterprise y profundidad funcional

#4 FacilityOS

4,7/5

4,6/5

Fortalezas: Se integra fácilmente con otros productos de FacilityOS.

Limitaciones:

Algunas funcionalidades «básicas» de otros sistemas no están en el plan base

Lo que destaca: Incluye hardware y software gestionados listos para usar

Panorama general de FacilityOS

VisitorOS (antes iLobby, parte de la suite FacilityOS) es un sistema de gestión de visitantes pensado para hacer los workplaces más seguros y organizados. FacilityOS tiene otros módulos para contratistas, emergencias y entregas, pero me centro en VisitorOS, que es el VMS de verdad de la suite.

Está más orientado a entornos con mucha exigencia de seguridad que necesitan todos los módulos, pero VisitorOS puede funcionar de forma independiente en oficinas o instalaciones industriales.

Qué diferencia a FacilityOS:

De todos los VMS que he analizado, VisitorOS es el único que proporciona un iPad gestionado como dispositivo de registro. En la práctica encaja bien en entornos con mucha seguridad, porque acelera el despliegue y lo hace más seguro, pero puede ser un inconveniente para equipos que quieren dispositivos Android, a veces más económicos.

En cuanto a seguridad, el resto de módulos bajo FacilityOS ayudan a gestionar entregas, contratistas y emergencias, pero tienen un coste mayor e incluyen funcionalidades que también encontrarás en herramientas como Archie o Envoy.

Análisis detallado de funcionalidades:

• Software y hardware de gestión de visitantes listos para usar: Todos los planes incluyen un iPad de 10,9″ con MDM (Mobile Device Management) y soporte antirrobo, con hardware y software preconfigurados para un despliegue sencillo. Me gusta que el equipo ofrezca soporte continuo y reparaciones de los iPads, lo que ahorra mucho tiempo.
• Preregistro y notificaciones: Los visitantes pueden preregistrarse antes de llegar con invitaciones por email con detalles e instrucciones de acceso. En el plan base esto solo está como complemento, pero viene incluido en Enhanced. Los anfitriones reciben alertas instantáneas por SMS, email o llamada cuando el visitante se registra.
• Integración con Active Directory y SSO: El plan base de VisitorOS incluye integración con Active Directory y Single Sign-On, algo que en otros VMS suele ser complemento o estar solo en planes superiores.
• Personalización: VisitorOS ofrece opciones básicas para personalizar el registro con tu marca, además de vídeos e imágenes. En la práctica funciona bien, aunque no sea tan detallado como en otros sistemas.
• Impresión de credenciales con plantillas: Impresión profesional con plantillas muy personalizables. Solo está como complemento en el plan base, pero incluida en Enhanced. Las credenciales se imprimen en blanco y negro, algo que muchos equipos consideran poco atractivo. Hay complemento para impresoras a color en los planes Enhanced y Enterprise.

También hay muchos complementos para ambos planes base, como:

• Escaneo y verificación de DNI con foto
• Cribado en listas de vigilancia
• Integraciones con Slack y Microsoft Teams

Dispositivos:

• iPad (10,9″) con MDM y soporte antirrobo (incluido)
• Portal de administración web

Precios:

El plan Corporate empieza en 199 $/mes e incluye todo lo necesario para empezar: un iPad de 10,9″ con MDM, soporte antirrobo y hardware y software preconfigurados. Admite usuarios y registros ilimitados y ofrece notificaciones por SMS, email o llamada, app móvil, integración con Active Directory, SSO y hosting seguro en Microsoft Azure. También incluye soporte continuo, reparaciones de hardware y formación.

Para funcionalidades adicionales como registro sin contacto, preregistro o impresión de credenciales, el plan Enhanced empieza en 275 $/mes.

Hay que señalar que, aunque los precios parten de unos 199 $/mes, muchas funcionalidades se venden como complementos. Varias de ellas, como impresoras a color e integraciones con herramientas de comunicación, suelen venir en el plan base de la mayoría de VMS, así que En la práctica el coste puede dispararse para equipos pequeños e incluso medianos que las necesiten.

Para quién encaja VisitorOS:

• Grandes empresas en sectores regulados (finanzas, sanidad, administración pública, defensa) que necesitan cumplimiento y seguridad de nivel enterprise, incluidos escaneo de DNI, cribado en listas de vigilancia y flujos flexibles para requisitos estrictos
• Entornos con mucha exigencia de seguridad (corporativos, industriales o gubernamentales) que quieren hardware y software listos para usar, sin largos despliegues ni configuración técnica compleja
• Empresas con equipos dedicados de instalaciones o seguridad que pueden justificar un precio más alto por cumplimiento integral, hardware fiable y soporte premium

#5 Kastle Systems

4,5/5

Fortalezas: Control de accesos y gestión de visitantes unificados, sin integraciones de terceros

Limitaciones: Sensación de software heredado, con stack tecnológico más antiguo e interfaz menos pulida

Lo que destaca: Un solo proveedor para control de accesos, gestión de visitantes y videovigilancia en varias sedes

Panorama general de Kastle

Kastle es un software heredado, menos cuidado visualmente y menos optimizado para oficinas. Me transmite sensación de «tecnología antigua». Aun así, En la práctica es justo incluirlo aquí: es una de las herramientas de seguridad más completas y encaja muy bien con ciertas corporaciones que lo necesitan. Si ya usas Kastle para control de accesos, su gestión de visitantes se integra sin fricciones porque es prácticamente un solo sistema que habla consigo mismo.

Qué diferencia a Kastle:

Kastle está pensado para organizaciones con mucha exigencia de seguridad que quieren un único proveedor para control de accesos, gestión de visitantes y videovigilancia en varias sedes. A diferencia del resto de VMS mencionados, Kastle ofrece un stack de seguridad completo que puede encajar en casos de uso concretos (más abajo).

Análisis detallado de funcionalidades:

• Invitaciones basadas en calendario: Los anfitriones pueden enviar invitaciones desde Outlook o Google Calendar. Lo que muchos equipos valoran es que el sistema se sincroniza con el control de accesos de Kastle, de modo que visitantes concretos solo acceden a zonas autorizadas.
• Códigos QR de acceso automáticos: Los invitados reciben códigos QR por email para registrarse. Es una funcionalidad bastante común, pero me sorprendió verla aquí, porque suele aparecer en VMS más modernos. Sin duda un plus funcional.
• PIN para proveedores y gestión de entregas: El anfitrión puede emitir PIN únicos para entregas y proveedores de servicios, como mensajería diaria, para facilitar la recepción de paquetes.
• Portal de administración myKastle: El portal web permite autorizar visitantes escribiendo nombres, ver visitantes del día con filtros horarios, consultar historial e informes con vistas filtradas y gestionar permisos de acceso entre ubicaciones. En la práctica la interfaz está algo anticuada, pero es funcional y está pensada para administradores de seguridad, no para recepción.
• Gestión multisede: Gestiona acceso de visitantes y seguridad en varios edificios, campus y ubicaciones desde el portal central myKastle. Cada sede puede tener reglas de acceso propias con supervisión de seguridad unificada.

Dispositivos:

• Quioscos de recepción (hardware personalizado)
• App móvil KastlePresence (iOS y Android)
• Portal de administración web myKastle

Precios:

Kastle no publica precios de su VMS ni de sus soluciones de seguridad. Hay que contactar con su equipo y solicitar presupuesto según número de ubicaciones y puertas, además de servicios y hardware necesarios. No me gusta el precio a medida, pero es lo habitual en herramientas de nivel enterprise.

Para quién encaja Kastle:

• Organizaciones con mucha exigencia de seguridad que quieren un solo proveedor para control de accesos, gestión de visitantes y videovigilancia en muchas sedes, eliminando la complejidad de coordinar varios vendors
• Empresas multisede que necesitan gestión de seguridad unificada en campus corporativos, edificios de oficinas o carteras inmobiliarias, con supervisión centralizada y monitorización SOC 24/7
• Empresas con equipos de seguridad dedicados que valoran fiabilidad, buen soporte y gestión unificada de accesos por encima del acabado de la interfaz, y pueden convivir con software heredado a cambio de amplias opciones de personalización

Menciones honoríficas

Greetly

Greetly es un sistema de gestión de visitantes pensado para equipos pequeños y medianos que buscan un registro en iPad asequible y con marca, con sensación de recepcionista virtual.

Lo que más destacó en las pruebas fue la personalización. Toda la experiencia de registro se puede adaptar a tu marca con un editor de arrastrar y soltar, lo que simplifica mucho el trabajo.

Además, me sorprendió que Greetly ofrezca mensajería bidireccional, como The Receptionist: el anfitrión puede comunicarse con los invitados justo después del registro desde el quiosco.

Todos los planes incluyen usuarios, registros y notificaciones ilimitados. El plan Essential cuesta 99 $/mes (facturación anual) y el Pro 159 $/mes (facturación anual), con impresión de credenciales, mensajería bidireccional, escaneo de DNI/carnet de conducir y soporte multiquiosco.

Greetly es un VMS que seguiré analizando a medida que acumule más reseñas. Ofrece muchas funcionalidades enterprise a un precio muy competitivo. Por eso la evidencia sugiere que encaja especialmente bien en oficinas pequeñas y medianas.

Lobbytrack

Lobbytrack es un sistema de gestión de visitantes pensado para organizaciones más pequeñas que quieren flexibilidad multiplataforma y margen para crecer.

Lo que me llamó la atención fue la compatibilidad de dispositivos. Mientras la mayoría de VMS te atan a iPads, Lobbytrack funciona en quioscos iOS, Android y Windows, así que puedes elegir hardware según presupuesto sin quedar atado a un solo ecosistema.

También me pareció interesante cómo gestionan los roles. Recepción, empleados y personal de seguridad tienen apps dedicadas adaptadas a lo que realmente necesitan ver y hacer, lo que reduce confusiones y mantiene flujos limpios.

En precios, hay un plan gratuito con funcionalidades limitadas, pero también puede incluir todas las funcionalidades si tienes hasta 20 visitas al mes, ideal para equipos muy pequeños.

Los precios dependen de las funcionalidades: Starter (gratis, limitado), Basic (50 $/mes/ubicación), Professional (100 $/mes/ubicación) y Enterprise (precio personalizado), con opciones avanzadas como escaneo de DNI, cribado en listas de vigilancia y herramientas de evacuación en planes superiores.

Eptura Visitor

Eptura Visitor (antes Proxyclick) es un sistema de gestión de visitantes enterprise para organizaciones grandes, reguladas y multisede dispuestas a desplegar una plataforma más pesada.

Lo que más me impresionó fue la personalización de flujos. El editor de arrastrar y soltar permite crear procesos de registro distintos para invitados, contratistas o entregas sin tocar código, con mucha flexibilidad.

Además, las capacidades de cumplimiento y seguridad son muy sólidas. Cribado en listas de vigilancia, verificación de DNI, protocolos de emergencia, integraciones de control de accesos y trazabilidad detallada están pensados para sectores regulados de formas que las plataformas más simples no cubren.

Eptura Visitor tiene dos planes principales (Advanced y Power) sin precios públicos. Según esta investigación, las estimaciones rondan unos 7.500 $/año por la configuración base más tasas de implantación aparte, según configuración e integraciones.

Cómo elegir según tus necesidades

Pregúntate:

• ¿La gestión de visitantes es tu prioridad o también necesitas reserva de puestos y salas? Si buscas una plataforma completa de workplace, valora Archie. Si solo quieres gestión de visitantes con el máximo acabado, mira The Receptionist o Envoy Visitors.
• ¿Qué tan importantes son la seguridad y el cumplimiento normativo? Para sectores regulados que exigen cribado en listas de vigilancia y trazabilidad inmutable, FacilityOS es, en esta evaluación, quien mejor equilibra usabilidad y funcionalidades de seguridad.
• ¿Prefieres dispositivos gestionados o más flexibilidad? Si quieres hardware que llegue preconfigurado y listo, FacilityOS lo incluye todo. Si prefieres usar iPads o tablets que ya tienes, Archie, Envoy o The Receptionist permiten BYOD (aunque muchos vendors solo admiten dispositivos Apple, tenlo en cuenta).
• ¿Cuál es tu presupuesto y tamaño de empresa? Para pymes (menos de 50 empleados) con necesidades básicas, The Receptionist ofrece precios de 60-210 $/mes. Para empresas medianas (50-500 empleados), Archie a 109-185 $/mes ofrece la mejor relación funcionalidades-precio. A nivel enterprise acabarás probablemente en precio personalizado, aunque en algunas soluciones siguen aplicando modelos estándar.
• ¿Necesitas un solo proveedor para todo lo relacionado con seguridad? Si quieres control de accesos, videovigilancia y gestión de visitantes de un único vendor en varias sedes, Kastle elimina la complejidad de coordinar proveedores con su stack de seguridad gestionado.

Recomendación final

Para la mayoría de organizaciones que implantan gestión de visitantes, una shortlist práctica incluye Envoy, Archie y The Receptionist. Estas tres combinan mejor fiabilidad, usabilidad y satisfacción de usuarios.

Si necesitas cumplimiento normativo de nivel enterprise, añade VisitorOS a tu shortlist pese a la mayor complejidad y coste.

Si buscas una solución de seguridad completa, Kastle integra control de accesos y VMS dentro de su stack de seguridad.

Si el presupuesto es la limitación principal, Greetly ofrece gestión profesional de visitantes sin precios enterprise, y Lobbytrack y Envoy tienen planes gratuitos limitados.

Esta investigación pretende reducir el tiempo de evaluación y apoyar un proceso estructurado de selección de proveedor. Elegir una solución de visitantes puede parecer sencillo, pero acertar marca mucho cómo perciben tu organización los visitantes y cómo funcionan tus operaciones. Recomiendo reservar demos con tus 2-3 opciones favoritas para ver cuál encaja mejor y probar apps y paneles de administración si puedes.

Metodología

Se consultaron más de 60 fuentes para elaborar este contenido. Entre los recursos revisados directamente están webs corporativas, documentación de producto, plataformas de reseñas G2 y Capterra, sitios de comparación de vendors y vídeos de demo.

Como en cualquier investigación, este análisis puede contener errores, pero se priorizó la máxima precisión de toda la información en el momento de redacción. Desde la publicación, los proveedores pueden haber modificado su oferta.

Todos los datos se recopilaron entre el 10 y el 27 de enero de 2026. En futuras actualizaciones se incluirán marcas temporales adicionales en la metodología.

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Sobre el autor

Aitor Tilla es colaborador en HSU Media. Este artículo fue investigado y publicado para ayudar a los equipos a evaluar software de workplace y productividad. Última actualización: junio de 2026.